Büroorganisation: Was ist Hot Desking?

Wie spart man Raum für Bürojobs, ohne die Arbeitsplätze zu verkleinern? Hot Desking kann eine Lösung sein. Man nimmt an, dass die Bezeichnung von dem Begriff „Hot Racking“ aus der Marine abgeleitet wurde. Dieser bezeichnet dort die Nutzung von Schiffskojen durch mehrere Seeleute im Schichtdienst. Die Kojen werden quasi durch den vorigen Nutzer vorgewärmt (hot).

Das Büro richtig organisation

Hot Desking ist dementsprechend ein Büro-Organisationssystem, bei dem sich mehrere Mitarbeiter mit sich nicht überschneidenden Arbeitszeiten einen physischen Arbeitsplatz teilen. Der Schreibtisch (desk) in dem Begriff bezieht sich auf einen Bürotisch, der von mehreren Angestellten in verschiedenen Schichten geteilt wird, im Gegensatz zu jedem Angestellten, der seinen eigenen persönlichen Schreibtisch hat.

Hot Desking findet sich häufig an Arbeitsplätzen mit flexiblen Arbeitszeiten für Mitarbeiter, von denen zudem nicht alle zeitgleich in einem Büro arbeiten. An die Stelle von festen persönlichen Arbeitsplätzen, die signifikante Zeit während der gesamten Zeit, in der im Unternehmen gearbeitet wird, nicht besetzt sind, treten täglich frei wählbare Arbeitsplätze. Durch die bessere zeitliche Ausnutzung sind weniger solcher Hot Desk-Arbeitsplätze nötig gegenüber festen persönlichen. Eine Variante von Hot Desking sind Arbeitsbereiche für bestimmte Aufgaben, die von Mitarbeitern nur als ein Bestandteil ihrer Arbeit benötigt werden, zum Beispiel ein nur zeitweise genutzter Raum für Meetings mit Kunden. Solche Plätze können Mitarbeitern bei Bedarf zur Verfügung gestellt werden.

Welche Möglichkeiten gibt es?

Hot Desking kann auch das Umleiten von Sprach- und anderen Messaging-Diensten an jeden Ort umfassen, an dem sich der Benutzer in sein sicheres Unternehmensnetzwerk einloggen kann. So kann z.B. die Festnetz-Telefonnummer des Mitarbeiters dem jeweiligen Apparat seines momentanen Arbeitsplatzes zugewiesen werden. Eine Hauptmotivation für Hot Desking ist die Kostenreduzierung durch Platzeinsparungen – in manchen Fällen bis zu 30 Prozent. Hot Desking ist besonders in Gegenden mit hohen Immobilienpreisen ein Kostenersparnis.

Das Verfahren hat jedoch auch Nachteile – dazu gehören ein mangelnder dauerhafter Ablageplatz für persönliches Arbeitsmaterial direkt am Arbeitsplatz und möglicherweise eine unklare Arbeitshierarchie und ungünstigere Kommunikationsbedingungen zwischen den Mitgliedern eines Teams, die sich an immer wechselnden Plätzen aufhalten. Um Mitarbeiter in einem Gruppenbereich bzw. in der Nähe von Kollegen unterzubringen, können farbige Wände oder Mauspads oder statisch gedruckte oder dynamische digitale Raumschilder verwendet werden. Letztere gewinnen im Zusammenspiel mit Raumbuchungssystemen immer größere Bedeutung.

Moderne Büroumgebungen ist wichtig

Moderne Büroumgebungen erfordern einheitliche Raumbuchungssysteme, die es Mitarbeitern ermöglichen, verfügbare Teambereiche einfach und schnell auf ihren Einsatzzweck bezogen ausfindig zu machen und zu reservieren. Mit dem Aufkommen von Hot Desking und der zunehmenden Präsenz von Technologie am Arbeitsplatz wurden Buchungssysteme entwickelt, um Räume und Ressourcen, die diesen zugeordnete sind, einfach zu verwalten. Diese Buchungssysteme ermöglichen es, raumbezogene Ressourcen wie Büros, Konferenzräume und Projekträume zu buchen, aber ebenso auch Bestandteile der Räume, wie Laptops, Projektoren, Schließfächer und Wagen für persönliches Arbeitsmaterial. Unter Ressourcen lassen sich ferner z.B. auch Catering für Besprechungsräume oder Fahrzeuge und Parkplätze fassen. Im Allgemeinen sind derartige Systeme in die Telefon-, E-Mail- und Kalendersysteme des Unternehmens integriert.

An den Räumen manifestieren sich Raumbuchungssysteme als multimediale digitale Türschilder. Das sind Displays, die je nach Ausstattung nicht nur eine Übersicht der Belegung des Raums für die nähere Zukunft anzeigen, sondern die Reservierung kann per Touchscreen auch direkt vorgenommen und im zentralen Raumbuchungssystem vermerkt werden. So ist auch spontanes Buchen freier Räume und Ressourcen für z.B. Ad-hoc Meetings leicht möglich.

Eine derartige digitale Raumbeschilderung kann über Funk zentral über einem Server verwaltet werden. Es können Raumdaten aus Dateien im XML- oder CSV-Format übernommen und für jeden Raum individuelle Display-Anzeigen erstellt werden. Raumlisten können direkt in das System eingelesen und aktualisiert werden. Mittels einer Schnittstelle kann die Raumverwaltung dann einfach über MS Outlook abgewickelt werden. Vorteile des einheitlich geregelten Buchens samt der transparenten Einsicht in alle vorhandenen Ressourcen sind Kostenersparnis durch höhere Raumauslastung und höhere Produktivität durch Ersparnis von Zeit und Konflikten.

Fazit

Hot Desking in Verbindung mit Raumbuchungssystemen und digitalen Türschildern sind ineinandergreifende Mittel zur effizienten Raumorganisation moderner Büros. Räumliche Kapazitäten werden dadurch besser ausgenutzt, Raumnutzungskonflikte werden durch leicht einsehbare und durchführbare Verwaltung minimiert.