Die Digitalisierung verschlankt und beschleunigt in vielen Bereichen der Industrie Arbeitsprozesse, wodurch sich Potenziale zur Rationalisierung und Qualitätsverbesserung ergeben. Im HR-Bereich ist das Thema noch nicht so recht angekommen, woran sich allerdings künftig einiges ändern dürfte. Welche Abläufe können Personaler durch eine Software verbessern?
Digitale Personalakte: Recruiting verschlanken
Studien zeigen, dass der Stellenwert viele HR-Prozesse in vielen Unternehmen noch recht gering ausfällt. Laut der Untersucherung aus 2012/2013 „HR Strategie & Organisation“ der Managementberatung Kienbaum nannten nur etwa 54 % das Recruiting und Onboarding als Prozess mit der höchsten qualitativen Ausprägung. Dabei scheint unzweifelhaft, dass in Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels gerade hier Möglichkeiten bestehen, sich vom Wettbewerb abzusetzen. Dabei lässt sich insbesondere dieser Prozess durch eine leistungsfähige Software deutlich optimieren. Eine elektronische Personalakte sorgt nicht nur für ein höheres Maß an Datenschutz, sondern kann den Arbeitnehmer über die Dauer der gesamten Unternehmenszugehörigkeit begleiten.
Von der Bewerbung über ein Einladungsschreiben zum Vorstellungsgespräch bis zur Anstellung und Lohnabrechnung lassen sich so sämtliche Daten auf digitalem Wege bündeln. Der Vorteil dabei: die Papierberge im Unternehmen werden kleiner, außerdem gehen keine Informationen mehr verloren. In der digitalen Personalakte kann beispielsweise auch gespeichert sein, über welche Qualifikationen der Mitarbeiter konkret verfügt. Möglicherweise waren zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrages nicht alle Fertigkeiten von Bedeutung, können sich aber im Laufe der beruflichen Karriere als wichtig herausstellen. Diese Informationen müssen jedem Standort des Unternehmens jederzeit zur Verfügung stehen – was durch die digitale Personalakte einfach realisiert werden kann.
Rechtssichere Arbeitszeugnisse erstellen – Software hilft
Ein weiteres Thema mit hohem Einsparungspotenzial ist das Schreiben von Arbeitszeugnissen. Insbesondere Mittelständler und Kleinunternehmen haben durchaus ihre Schwierigkeiten damit, ein professionelles Arbeitszeugnis zu erstellen. Üblicherweise wird heute ein sogenanntes qualifiziertes Arbeitszeugnis vorausgesetzt, welches neben den objektiv wahrgenommenen Tätigkeiten eines Mitarbeiters im Unternehmen auch eine Bewertung der Leistungen enthält. Diese Bewertung muss aber laut Gesetzgeber wohlwollend erfolgen, damit der weitere Karriereweg nicht behindert wird. Typisch sind heute codierte Formulierungen, die letztlich nur von Personalern auch entschlüsselt werden können. Wer hier keine Expertise mitbringt, verwendet schnell Halbsätze, die rechtlich gar nicht zulässig sind – und trifft dann vor dem Arbeitsgericht auf seinen ehemaligen Angestellten.
Andere Arbeitgeber versuchen genau dies zu vermeiden, indem abgedroschene aber dafür juristisch nicht anfechtbare Formulierungen verwendet werden. Die Software „Haufe Zeugnis Manager Premium 2017“ kann diesem Prozess deutlich vereinfachen: Auswahlvorschläge für Formulierungen und eine Reihe unterschiedlicher Vorlagen sorgen dafür, dass das Zeugnis rechtssicher, schnell und gleichzeitig individuell erstellt werden kann – selbst, wenn praktisch keine Vorkenntnisse vorhanden sind. Die Unterstützung durch die Anwendung sorgt dafür, dass die Zeugniserstellung nicht mehr mit den typischen Schwierigkeiten behaftet ist.
Fazit: Hohes Potenzial durch Digitalisierung im HR-Bereich
So zeigt sich am Ende: durch leistungsfähige Anwendungen lassen sich viele Arbeitsprozesse im Unternehmen deutlich vereinfachen; gleichzeitig reduziert sich das Fehlerrisiko. Was in der Produktion oder auch in der Logistik bereits seit einigen Jahren gelebt wird, ist häufig in der Personalabteilung noch nicht angekommen. Aus diesem Grund gibt es bei den „Human Ressources“ noch ganz erhebliche Einsparungen. Ein Paradigmenwechsel sollte schon allein deshalb erfolgen, weil der steigende Fachkräftemangel in vielen Branchen dafür sorgen wird, dass es sich beim Thema Personal um einen kritischen Erfolgsfaktor handelt.