IT-Unterstützung: Welche Komponenten sind für Unternehmen wichtig?

Ein Unternehmen ohne IT-Unterstützung zu führen, ist kaum noch möglich. Selbst kleine Handwerksunternehmen setzen auf Computerunterstützung, wenn es darum geht, Kunden und Lieferanten zu verwalten oder Rechnungen zu versenden. In anderen Branchen ist die IT ein maßgeblicher Faktor, um das Tagesgeschäft überhaupt zu bewältigen. Dieser Artikel schaut sich einmal an, welche Komponenten besonders wichtig sind.

Die Basics

Etliche Basics der IT sind praktisch bereits in dem Augenblick vorhanden, in dem der erste Computer ins Unternehmen einzieht. Immerhin gehören die typischen Datenverarbeitungs-, Mail- und Kalenderprogramme schon in diesen Bereich. Doch geht es weiter:

  • Berufsspezifische Programme – für die meisten Unternehmens- branchen gibt es berufsspezifische Softwarelösungen, die den Alltag erleichtert oder gar das Arbeiten erlauben. Ein Beispiel ist die Software für Rechtsanwaltskanzleien. Über sie können die einzelnen Mandate abgearbeitet, Klagen erstellt und Rechnungen gestellt werden. Besonders gut ausgearbeitete Programme gehen bereits in den Bereich der CRM-Systeme. Aber auch Handwerksbetriebe, Architekten oder Ärzte haben ähnliche Programme zur Arbeitsbewältigung und Kundenverwaltung.
  • Buchhaltung – mit speziellen Softwares lässt sich die Buchhaltung des Unternehmens maßgeblich vereinfachen. Die Programme führen selbst in der Buchhaltung unerfahrene Personen verständlich durch die einzelnen Vorgänge und erlauben es, Ordnung im virtuellen Papierchaos zu halten. Bei der Anschaffung einer Buchhaltungssoftware sollte direkt darauf geachtet werden, dass sie das mobile Scannen von Quittungen und das sofortige Hochladen der eingescannten Dokumente ermöglicht. Auf diese Weise sammeln sich nicht erst unzählige Quittungen an.
  • Terminplanung – in der Basisvariante kann natürlich auf eine Kalenderapp zurückgegriffen werden, die zum Betriebssystem gehört. Allerdings zeigen sich ausgefeiltere Kalenderlösungen wesentlich sinnvoller, da sie eine ausgiebige Terminplanung ermöglichen. Kundentermine können beispielsweise nach ihrer Art gegliedert werden, es können Monteure farblich gekennzeichnet werden.

Jeder Betrieb hat natürlich eigene Bedürfnisse und setzt andere Schwerpunkte. Wenn Handwerker oder Monteure zu Kundenterminen fahren, gehört ein Routenplaner mit zu den Basics.

ERP-Systeme

Bereits bei mittelständischen Unternehmen empfiehlt es sich, auf ein ERP-System zu setzen. Hinter der Abkürzung steht »Enterprise Ressource Planning« und meint ein IT-gestütztes System, welches die Struktur des Unternehmens auf einen Nenner bringt und Abteilungen Software übergreifend zusammenführt. Aber die ERP-Systeme können noch mehr:

  • Optimierung – mittels eines ERP-Systems können einzelne Geschäftsprozesse auf ihre Effizienz hin optimiert werden. Gleichzeitig zeigt die Software auf, in welchen Bereichen Schwachstellen vorliegen.
  • Flexibilität – der Kernpunkt der Systeme ist, es Unternehmen zu ermöglichen, flexibler auf den Markt reagieren zu können und kürzere Reaktionszeiten zu erreichen.
  • Kosteneinsparung – da die Systeme eine bessere Vernetzung und Reaktionszeit erwirken, können die Lagerkosten beispielsweise auf Dauer gesenkt werden, da die Notwendigkeit riesiger und überfüllter Lager entfällt.

ERP-Systeme sind insbesondere dann sinnvoll, wenn ein Unternehmen mehrere Niederlassungen besitzt. Durch die Einführung der Systeme können alle Niederlassungen auf dieselben Datensätze zurückgreifen und sind alle auf einem Stand. Allerdings bergen die Systeme auch Nachteile:

  • Kosten – die Einführung eines ERP-Systems ist kostenintensiv. Unternehmen müssen aus der Masse an angebotenen Systemen eines heraussuchen, das sich haargenau auf ihre Bedürfnisse anpassen lässt.
  • Aufwendig – bei einem ERP-System handelt es sich nicht um eine Software, die einfach installiert und in zehn Minuten beherrscht wird. Die Implementierung in ein Unternehmen ist aufwendig und die Mitarbeiter müssen geschult werden.
  • Integration – arbeitet ein Unternehmen mit berufsspezifischen Softwarelösungen, müssen diese in das ERP-System integriert werden, was teilweise aufwendig sein kann.

Unternehmer sollten sich vor der Investition in ERP-Systeme genau über die einzelnen Möglichkeiten informieren und vorab prüfen, ob eine Integration bestehender Programme überhaupt möglich ist. Nicht jedes berufsspezifische Programm besitzt beispielsweise Schnittstellen, um mit einem ERP zu harmonieren.

CRM-Systeme

Das »Customer Relationship Management« ist für viele Unternehmen sinnvoll. Letztendlich eignet es sich für alle Betriebe, die verkaufen, produzieren oder auch Dienstleistungen anbieten. CRM-Systeme gibt es in ihrer Grundfassung teilweise sogar als Open Source Modell, wobei hier zu überlegen ist, ob der Datenschutz sichergestellt werden kann. Wer selbst im Unternehmen keinen eigenen oder für das System geeigneten Server besitzt, der kann auf cloudbasierte Lösungen zurückgreifen. Diese ermöglichen es wieder, verschiedene Unternehmensniederlassungen miteinander zu verbinden. Aber die CRM-Systeme können mehr:

  • Kundenbeziehungen – Unternehmen möchten natürlich, Kunden dauerhaft an sich zu binden. Genau hierbei hilft das CRM, denn es integriert alle wichtigen Geschäftsprozesse, die mit einem Kunden in Verbindung stehen. Hierdurch wird die Kundenzufriedenheit gesteigert, denn der einzelne Kunde wird für ein Unternehmen bekannter.
  • Ordnung – im CRM werden sämtliche Kundendaten und Kontakte zusammengeführt. Jeder Unternehmensbereich kann nun auf diese Daten zurückgreifen, wodurch sich Fehler umgehen lassen. Jeder Kunde erhält seine eigene Datei, in die nun Telefonate, Notizen, E-Mails und weitere Details gespeichert werden.
  • Vertriebsunterstützung – die über den Kunden bekannten Daten sind natürlich auch im Vertrieb nützlich. Angebote können direkt im CRM erstellt und abgelegt werden. Für den Vertrieb ist das CRM insofern hilfreich, als dass es dabei unterstützt, alle Angebotsphasen zusammenzuführen und nachzuhalten.
  • Aufgabenverwaltung – jedes Unternehmen hat Abteilungen und Teams. Diese können im CRM integriert werden, wie auch jedes Team einzelne Aufgaben erhalten kann. Jeder Angestellte oder auch jedes Teammitglied erhält im CRM eine eigene Aufgabenliste, sodass keine Tätigkeiten mehr untergehen.

CRM-Systeme helfen, Kunden, Zulieferer und Produzenten stets im Überblick zu behalten und auch trotz Entfernung nahe bei den einzelnen Personen zu sein. Dies geschieht durch die hinterlegten Daten zu den einzelnen Personen, die individuelle Ansprachen, Angebote oder Nachfragen erlauben. Gleichzeitig hilft das CRM jedoch auch in der Auftragsabwicklung, da die Mitarbeiter hier direkt einsehen können, ob sich ein Kunde im Zahlungsrückstand befindet.


Quelle: YouTube-Kanal labormum

CRM-Systeme sind oft berufsspezifisch erhältlich, wie beispielsweise die speziellen Softwares für Rechtsanwälte zeigen. Der Grundstein der Software basiert auf einem CRM-System.


Fazit – für jeden Bereich eine Lösung

Die IT ist wichtig, keine Frage. Heute gibt es für jedes Unternehmen – egal, wie groß es ist – spezielle Softwarelösungen, die den Arbeitsalltag erleichtern und helfen, auf dem Markt zu bestehen. Betriebe sollten jedoch nicht direkt zugreifen, sondern die einzelnen Programme und Systeme miteinander vergleichen. Besonders auf integrierte Schnittstellen, Erweiterungsmöglichkeiten und Einschränkungen muss vor dem Kauf geachtet werden.